Zásady zpracování osobních údajů

Zásady zpracování osobních údajů skupiny TopHelp v návaznosti na novou legislativu EU – Obecné nařízení o ochraně osobních údajů (angl. General Data Protection Regulation – GDPR)

Ochranu soukromí a osobních údajů klienta považujeme za prvořadou povinnost.

S osobními údaji nakládáme výhradně v souladu s platnou legislativou. Níže jsou uvedeny zásady, které objasňují, co děláme pro to, abychom zajistili důvěrnost a bezpečnost osobních údajů.

Zde najdete informace o tom, jaké osobní údaje shromažďujeme, jak s nimi nakládáme, z jakých zdrojů je získáváme, k jakým účelům je využíváme, komu je smíme poskytnout, kde můžete získat informace o Vašich osobních údajích, které zpracováváme, a jaké jsou individuální možnosti zabezpečení pro každého klienta skupiny TopHelp (skupina TopHelp: TopHelp s.r.o. IČ: 292 40 263, TopHelpPlus s.r.o. IČ: 050 13 470, Nadační fond TopHelp IČ: 065 35 992, HomePROFICare s.r.o. IČ: 039 92 748)

Jaké osobní údaje klienta skupina TopHelp shromažďuje a zpracovává?

Osobní údaje, které může zpracovávat i bez souhlasu klienta:

• identifikační údaje – osobní údaje sloužící k jednoznačné a nezaměnitelné identifikaci klienta (jméno, příjmení, titul, rodné číslo, bylo-li přiděleno, jinak datum narození, adresa trvalého pobytu, číslo průkazu totožnosti – občanského průkazu, číslo pasu nebo jiného obdobného dokumentu, podpis, u klienta-fyzické osoby podnikatele též daňové identifikační číslo a IČ)
• kontaktní údaje – osobní údaje umožňující kontakt s klientem (zejména klientem uvedená kontaktní adresa, číslo telefonu, číslo faxu, e-mailová adresa a jiné obdobné informace)
• údaje o využívání služeb – údaje o sjednání a využívání služeb skupiny TopHelp.

Osobní údaje, které skupina TopHelp zpracovává se souhlasem klienta, jsou uvedeny v souhlasu se zpracováním osobních údajů, který může klient udělit.

S ohledem na smluvní charakter vztahů mezi skupinou TopHelp a klientem je poskytnutí osobních údajů zcela dobrovolné. Skupina TopHelp ale nemůže uzavřít smlouvu a poskytnout službu, pokud jí nejsou poskytnuty osobní údaje nezbytné pro uzavření smlouvy.

Z jakých zdrojů skupina TopHelp osobní údaje získává?

• přímo od klienta při jednání se zájemcem o službu nebo poskytnutí služby a při jejich následné realizaci;
• z veřejně přístupných rejstříků, seznamů a evidencí (obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, katastr nemovitostí, veřejný telefonní seznam apod.) a z dalších veřejných zdrojů (včetně informací ze sociálních sítí a internetu, které o sobě klient sám zveřejní);
• od dalších subjektů, pokud tak stanoví zvláštní předpis (např. § 260, § 260g zák. č. 99/1963 Sb., občanský soudní řád);
• případně od dalších subjektů, pokud k tomu dal klient svůj souhlas (např. z průzkumů a uživatelských testování).

K jakým účelům skupina TopHelp osobní údaje využívá a zpracovává?

Bez souhlasu klienta (viz § 5 odst. 2 zák. č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů):

• pro účely související s poskytovanými službami, pro zajištění všech dalších činností souvisejících s realizací služby a pro vývoj nových služeb;
• pro plnění zákonných povinností
• pro ochranu svých práv a právem chráněných zájmů, především pro provádění analýz a vyhodnocování kvality.

Se souhlasem klienta:

• pro další účely (např. pro marketingové činnosti, hlášení na ÚZIS, Statistický úřad apod.).

Jakým způsobem skupina TopHelp zajišťuje ochranu osobních údajů?

Osobní údaje jsou pod stálou fyzickou, elektronickou i procedurální kontrolou a skupina TopHelp disponuje moderními kontrolními, technickými a bezpečnostními mechanismy zajišťujícími maximální možnou ochranu zpracovávaných údajů před neoprávněným přístupem nebo přenosem, před jejich ztrátou nebo zničením, jakož i před jiným možným zneužitím.

Veškeré osoby, které s osobními údaji klientů přicházejí do styku v rámci plnění svých pracovních či smluvně převzatých povinností, jsou vázány zákonnou nebo smluvní povinností mlčenlivosti.

Komu skupina TopHelp osobní údaje poskytuje?

• zdravotním pojišťovnám, státním a regionálním orgánům, resp. dalším subjektům v rámci plnění zákonných povinností stanovených zvláštními předpisy – jde zejména o orgány státní správy, soudy, orgány činné v trestním řízení, orgány dohledu, exekutory, notáře – soudní komisaře, insolvenční správce, statistický úřad apod.;
• dalším subjektům, pokud je to nezbytné pro ochranu práv skupiny TopHelp, např. pojišťovnám nebo pojistnému brokerovi při uplatnění pojistného nároku, soudům, soudním exekutorům, dražebníkům; rozsah poskytnutých osobních údajů je omezen na údaje nezbytné pro úspěšné uplatnění nároku;
• specializovaným externím subjektům (dále „zpracovatel“), které pro skupinu TopHelp provádějí zpracování na základě příslušné smlouvy o zpracování osobních údajů (viz § 13 zák. č.101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů); za zpracovatele vybírá skupina TopHelp po pečlivém zvážení pouze takovou osobu, která jí poskytne maximální záruky o technickém a organizačním zabezpečení ochrany předávaných osobních údajů;
• se souhlasem klienta nebo na jeho příkaz mohou být osobní údaje poskytnuty i dalším subjektům.

Jaké jsou možnosti klienta ve vazbě na zpracování a předávání osobních údajů?

S výjimkou zákonem stanovených případů, kdy zpracování osobních údajů nevyžaduje souhlas klienta (viz § 5 zák. č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů), zpracovává skupina TopHelp osobní údaje výhradně se souhlasem klienta. Je pouze na jeho svobodném rozhodnutí, zda svůj souhlas v rozsahu navrženém skupinou TopHelp poskytne, případně omezí-li jej, nebo neposkytne. Poskytnutí souhlasu je zcela dobrovolné a není podmínkou pro uzavření smlouvy. Pokud se klient se skupinou TopHelp nedohodl jinak, může již poskytnutý souhlas odvolat nebo změnit /upravit jeho rozsah. Rozsahem poskytnutého souhlasu je skupina TopHelp vázána a plně ho respektuje.

Jaký přístup má klient ke svým osobním údajům a jaká je povinnost skupiny TopHelp?

Informaci o tom, jaké osobní údaje o klientovi skupina TopHelp zpracovává, si klient může vyžádat na centrále skupiny TopHelp Budějovická 1550/15a 140 00 Praha 4 – Michle. Informaci v zákonem stanoveném rozsahu (viz § 12 odst. 2 zák. č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů) vyhotoví skupina TopHelp bez zbytečného odkladu a předá ji klientovi osobně, nebude-li výslovně dohodnut jiný způsob předání. Za poskytnutí informace má skupina TopHelp právo požadovat úhradu nákladů spojených s jejím poskytnutím (viz § 12 zák. č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů). Pokud klient zjistí nebo se domnívá, že při zpracování osobních údajů došlo ze strany skupiny TopHelp nebo dalších subjektů provádějících zpracování k porušení jeho práv či k porušení povinností stanovených zákonem, může se domáhat nápravy s využitím všech prostředků, které mu k tomu platná právní úprava poskytuje (viz § 21 zák. č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů). Se svými podněty se může klient obrátit i přímo na Úřad pro ochranu osobních údajů.

Kam se může klient obrátit pro další informace, kde může uplatnit případné námitky ke zpracování osobních údajů?

Žádost o informaci o zpracovávaných osobních údajích a uplatnit případné námitky proti zpracování osobních údajů, odvolat udělený souhlas či ho změnit lze písemnou, faxovou, e-mailovou nebo telefonickou žádostí podanou na centrálu skupiny TopHelp Budějovická 1550/15a 140 00 Praha 4 – Michle

Jak skupina TopHelp informuje o zásadách a pravidlech zpracování osobních údajů a jejich ochraně?

• tyto zásady jsou veřejně přístupné na internetových stránkách skupiny TopHelp www.tophelpplus.cz
• s pravidly zpracování osobních údajů a jejich ochrany je klient seznámen při uzavírání smlouvy o poskytnutí služby; v této souvislosti je klient také požádán, aby se vyjádřil k navrženému souhlasu se zpracováním osobních údajů skupinou TopHelp;